13 NGUYÊN TẮC TRÁNH TRÌ HOÃN & NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

1. Xác định mục tiêu

Để không bị xác định sai mục tiêu, bạn hãy:
- Viết những mục tiêu ra giấy.
- Đặt số thứ tự theo mức độ quan trọng giảm dần.
- Ấn định thời hạn chót để hoàn thành các mục tiêu.
- Liệt kê chi tiết các nhiệm vụ cần làm để đạt được những mục tiêu đề ra với khoảng thời gian cho từng nhiệm vụ chi tiết đó.
- Thực hiện và đánh dấu hoàn thành để nắm được tiến độ thực hiện mục tiêu

2. Lập kế hoạch làm việc

Nếu dành 10% thời gian để lên kế hoạch, bạn sẽ sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn. Kế hoạch của bạn cần phải rất chi tiết. Nó giống như cái cây vậy: từ tổng quát, đến chi tiết, theo nhiệm vụ, theo công việc, theo thời gian (tháng, tuần, ngày, buổi…).

3. Vận dụng quy tắc 80/20

Việc hoàn thành 20% nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu sẽ khiến bạn đạt được đến 80 thành quả. Cố gắng tập trung tối đa thời gian, công sức vào những nhiệm vụ trọng yếu này, dù chúng có khó khăn đến đâu.

4. Phương pháp ABCDE hoạch định công việc

Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:

- A là những công việc quan trọng bắt buộc phải thực hiện. Nếu có nhiều công việc loại A, có thể đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân loại tầm quan trọng của chúng.
- B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối. Đừng bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào đó.
- C là những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại khác biệt gì lớn.
- D là những việc mà chúng ta có thể giao phó cho người khác.
- E là những công việc có thể gạt bỏ. Đừng tốn thời gian cho những việc E này.

5. Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu

Để vượt qua trạng thái trì hoãn, bạn cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi bắt đầu. Khi đó, tâm thế của bạn như súng đã lên nòng, chỉ cần một lực đẩy nhỏ là có thể lập tức bắt tay vào nhiệm vụ.

Hãy dọn dẹp không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ tài liệu hay dụng cụ cần thiết, rồi bắt đầu làm cho đến khi công việc hoàn tất.

6. Tận dụng những tài năng đặc biệt của mình

Hãy xác định đâu là lĩnh vực đặc biệt, tài năng vượt trội của bản thân. Nếu có thể sử dụng những kỹ năng đặc biệt này vào công việc, bạn sẽ đạt được kết quả đặc biệt.

7. Xác định những trở ngại chính yếu

Sẽ luôn có những trở ngại trên đường đi đến mục tiêu. Thông thường, 80% các yếu tố trở ngại là nội tại, và 20% là ngoại tại, khách quan. Xác định, tháo gỡ, cải thiện các yếu tố cản trở này sẽ giúp chúng ta về đích, đạt mục tiêu trong thời gian sớm hơn.

8. Tạo áp lực cho chính mình

Phần đông mọi người thiếu khả năng làm việc độc lập mà trông chờ sự động viên, hỗ trợ và dẫn dắt từ người khác. Bạn cần thoát khỏi tâm lý này và chịu trách nhiệm về cuộc sống của chính mình.

Hãy trở thành những “nhà lãnh đạo bản thân” – tự mình có thể làm việc với hiệu suất cao, tự hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự giám sát, đốc thúc của bất kỳ ai.

9. Tối đa hóa nguồn năng lượng cá nhân

Năng lượng thể chất, trí tuệ và tinh thần quyết định hiệu suất làm việc của chúng ta, vì thế bạn phải không ngừng bảo vệ và nuôi dưỡng các nguồn năng lượng đó bằng cách dành thời gian phù hợp để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi, ở bên người thân…

10. Tạo động lực thúc đẩy hành động

Rèn luyện 3 phẩm chất quan trọng:

- Luôn tìm điểm tốt, khía cạnh tích cực trong mọi tình huống.
- Rút ra những bài học kinh nghiệm quý báu từ khó khăn, thất bại.
- Luôn tìm kiếm giải pháp cho mọi vấn đề.

11. Thực hiện những việc khó khăn nhất trước tiên

7 bước sau sẽ giúp bạn thực hiện nguyên tắc này:

- Vào cuối ngày, lập danh sách tất cả mọi thứ phải làm vào ngày hôm sau.
- Phân chia công việc theo phương pháp ABCDE và quy luật 80/20.
- Chọn công việc A1 – việc khó và quan trọng nhất – để tiến hành xử lý.
- Chuẩn bị tất cả mọi thứ cần thiết để bắt đầu và hoàn thành nhiệm vụ.
- Chuẩn bị khu vực làm việc cho công việc A1.
- Tập thói quen thức dậy, sẵn sàng và bắt đầu công việc mà không bị gián đoạn bởi yếu tố nào khác.

Làm những việc trên trong 21 ngày liên tục để tạo thành thói quen.

12. Ý thức khẩn trương

Ý thức khẩn trương là nguồn động lực và mong muốn nội tại giúp chúng ta muốn bắt tay vào công việc ngay lập tức, và hoàn thành nhiệm vụ trong thời hạn sớm nhất.

Ý thức khẩn trương tạo sự tập trung vào hành động, khiến bạn nhanh chóng bị cuốn vào “dòng chảy” của công việc, tăng cao hiệu suất trong thời gian ngắn.

13. Không nghỉ cho đến khi hoàn thành một nhiệm vụ

Việc dừng công việc rồi bắt đầu lại có thể tiêu tốn thời gian đến 5 lần so với khi bạn hoàn toàn chuyên tâm vào một công việc từ lúc bắt đầu đến khi thành công.

Hãy chuyên tâm làm việc không ngừng nghỉ trên một nhiệm vụ duy nhất. Bạn sẽ thấy mình có thể hoàn thành những công việc khó khăn với chất lượng cao và trong thời gian ngắn nhất.

Theo: Melink / Happy.live