Chiến lược quản lý tài chính cho doanh nghiệp không thể thiếu

Việc sử dụng tất cả các công cụ định giá theo ý muốn của bạn cũng rất quan trọng để tiết kiệm tối đa và giảm thiểu sự kém hiệu quả để đảm bảo tương lai tài chính của bạn.
Trong các phần tiếp theo, Tôi, Hoàng Thi từ kinh nghiệm 20 năm tự mình học hỏi và xây dựng kinh doanh của mình, tôi xin chia sẻ đến các bạn những điều cần thiết về quản trị tài chính trong bài viết này. Tôi sẽ chia nhỏ bốn chiến lược cần thiết để hoàn thiện việc quản lý tài chính của công ty bạn mà chính tôi đã từng áp dụng cho cty của mình từ khởi nghiệp tí hon đến hôm nay:

1. Đánh giá chi tiêu trước đây của bạn
2. Xây dựng P&L của bạn
3. Thiết lập và sau đó tuân theo ngân sách
4. Chủ động theo dõi chi tiêu của bạn

‍‍‍Từ đó, tôi sẽ đề cập đến một số thách thức lớn nhất khi thực hiện quản lý tài chính, cũng như cách vượt qua chúng với tư cách là chủ doanh nghiệp.

Nhưng trước tiên, tôi xin trình bày một số nguyên tắc bạn sẽ cần để thực hiện các chiến lược này:

‍Các nguyên tắc cơ bản về quản lý tài chính:

Có một kế hoạch tài chính vững chắc là rất quan trọng để thành công trong kinh doanh, và hiểu triết lý quản lý tài chính là chìa khóa để bắt đầu mọi giai đoạn của quá trình lập kế hoạch.
Để kiểm soát tối đa tài chính của công ty bạn và tạo sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh, bạn cần đảm bảo rằng việc quản lý tài chính của bạn về cơ bản là hợp lý.

Ba nguyên tắc cơ bản cần ghi nhớ là:

‍Mục đích của kế hoạch tài chính của bạn là để dự đoán hoạt động tài chính trong tương lai của công ty bạn. Điều này hoạt động như một chức năng buộc phải:

• Dự báo tài chính
• Chú trọng kiểm tra các yếu tố đầu vào quan trọng cần thiết để thúc đẩy sự phát triển của bạn
• Chuẩn bị cho các yêu cầu vốn mà doanh nghiệp của bạn cần

Kế hoạch của bạn không được tập trung vào ngắn hạn; thay vào đó, hãy ưu tiên các khoản lợi nhuận dài hạn để có một tương lai tài chính bền vững.
Một kế hoạch mạnh mẽ phải được điều chỉnh tùy chỉnh cho phù hợp với các chi tiết cụ thể của mô hình kinh doanh, động lực thị trường và tổ chức của bạn và nó phải sử dụng chi tiêu lịch sử chính xác làm đầu vào chính để giúp dự báo.

‍Ba nguyên tắc này là huyết mạch của một chiến lược kinh doanh quản lý tài chính thành công. Bất kể bạn theo đuổi chiến lược nào, bạn đang tham gia vào loại kế hoạch tài chính nào hoặc bạn phải đối mặt với những thách thức nào, việc tuân thủ những nguyên tắc cơ bản này sẽ giúp bạn vượt qua.

‍Bây giờ, chúng ta hãy đi vào bốn nhóm chiến lược cần thiết sau đây. và tôi tin rằng, nếu bạn bám sát các chiến lược quản lý tài chính này, bạn sẽ thành công hơn.‍

Công ty của bạn sẽ thành công bằng cách điều chỉnh các nguyên tắc chung này phù hợp với các mục tiêu, nhu cầu và phương tiện cụ thể của công ty. Với ý nghĩ này, đây là bốn chiến lược quản lý tài chính.

1. Đánh giá mức chi tiêu trước đây và doanh thu:

Tôi đã từng được học và được tiền bối nói với tôi rằng những người không học được từ lịch sử sẽ phải lặp lại nó. Tương tự với quản lý tài chính.‍ Cả chi phí lịch sử và hiện tại của bạn phải được theo dõi chính xác.‍

Tất cả các báo cáo tài chính là lịch sử. Những con số có thể cho bạn biết rất nhiều điều — bạn đã thất bại ở đâu, thành công ở đâu, những lĩnh vực bạn đã cải thiện hoặc cần cải thiện. Những con số trước đây của bạn đóng vai trò như một nền móng cần thiết, một một nền móng mà nó cho phép bạn xem công ty của bạn đang ở đâu về mặt tài chính trong các quý hoặc năm trước để còn biết bạn sẽ xây ra sao trong tương lai.‍

Dữ liệu này cung cấp cho bạn bối cảnh cần thiết để đánh giá tình hình tài chính hiện tại của bạn và xem các lĩnh vực mà bạn đang thành công hoặc thiếu hụt. Bạn có thể sử dụng nó để đánh giá hiệu suất hiện tại của mình so với các năm trước và các mục tiêu hiện tại. Từ đó, bạn có thể đặt các mục tiêu và điểm chuẩn mới để tăng khả năng sinh lời.

2. Xây dựng lãi và lỗ của bạn (P&L)

Thành phần quan trọng của báo cáo tài chính là P&L, còn được gọi là báo cáo thu nhập. Các báo cáo này tổng hợp dữ liệu doanh thu và chi phí trước đây và đóng vai trò như một bản tóm tắt tài chính về hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn.‍

Những báo cáo này đóng vai trò như một bản tóm tắt thu nhập và chi phí của bạn, cho bạn biết liệu bạn đang có lãi hay hoạt động thua lỗ trong chu kỳ tài chính nhất định nào đó. Thông thường, tuyên bố P&L của bạn sẽ bao gồm:

• Doanh thu (bán hàng)
• Giá vốn hàng bán (COGS)
• Lợi nhuận gộp (doanh thu trừ giá vốn hàng bán)
• Chi phí
• Lợi nhuận ròng (lợi nhuận gộp trừ chi phí)‍

Những con số này sẽ giúp bạn thấy rõ chi phí kinh doanh và các bước cần thiết để thúc đẩy thành công và cải tiến liên tục. Trong quá trình theo dõi doanh thu và chi phí lịch sử để ánh xạ đến P&L, bạn sẽ buộc mình phải hiểu từng thành phần của phương trình kinh doanh của mình. Kiểm tra trang của chúng tôi về quản lý P&L để biết thêm thông tin.

3. Đặt ngân sách và bám sát nó

Theo dõi ngân sách lịch sử là không đủ. Một trong những thành phần lớn nhất của quản lý tài chính là chủ động lập ngân sách và dự báo.‍

Ngân sách giúp bạn:

• Đặt các nguyên tắc để quản lý chi tiêu của bạn
• Hiểu nơi bạn có những phụ thuộc tài chính chính và dự đoán những gì bạn cần để tiếp tục tài trợ cho hoạt động của mình
• Đưa ra các quyết định tài chính khôn ngoan để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh của bạn
• Đi đúng hướng để tối đa hóa lợi nhuận của bạn

‍Cụ thể hơn thì tôi muốn bạn hiểu rằng một nhà quản lý tài chính cần nhận thức sâu sắc về lợi nhuận gộp và chi phí hoạt động hiện tại, và chúng sẽ trở thành gì. Bằng cách đó, một nhà lập kế hoạch có trách nhiệm có thể giảm thiểu tất cả các khoản khấu trừ từ dòng trên cùng để tối đa hóa lợi nhuận ròng cuối cùng.‍

Để đặt ngân sách rõ ràng với nhóm của bạn, hãy bắt đầu bằng cách hỏi những câu hỏi sau:

• Doanh thu dự kiến ​​trong kỳ là bao nhiêu?
• Chi phí bán hàng trực tiếp là gì? Vật liệu, Triển khai ?
• Chi phí hoạt động, bao gồm cả chi phí chung là gì? Bảng lương, bao gồm cả hoa hồng; tiếp thị; ăn uống & du lịch; thuê; tiện ích‍...?

Các số liệu của năm trước hoặc các chu kỳ tài chính trước — mà bạn đã có trong tay — có thể được sử dụng làm chỉ báo về khả năng bán hàng và chi phí, giúp bạn tạo ra ngân sách thực tế nhất có thể.‍

Phần lớn công việc lập ngân sách thường diễn ra trước một thời kỳ tài chính mới. Điều đó nói rằng, việc lập ngân sách thường có thể và nên là một quá trình liên tục. Hàng tháng hoặc hàng quý, nhóm tài chính nên tiến hành phân tích thực tế ngân sách để xem chi tiêu thực tế của công ty trong kỳ trước như thế nào so với dự kiến ​​ban đầu và sau đó đo lường những gì có thể được điều chỉnh.

4. Chủ động theo dõi chi tiêu

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, bạn cần có khả năng hiển thị trong mọi giao dịch và khả năng điều chỉnh các quyết sách của bạn ngay lập tức cho phù hợp.‍

Việc quản lý chi tiết mà tôi thường gọi là Micro managerment bằng những nền tảng quản lý chi tiêu tự động ( rất nhiều nền tản quản lý hiệu quả, cụ thể như ví điện tử ) cung cấp các biện pháp kiểm soát nâng cao cho hoạt động kinh doanh cho phép bạn đặt ngân sách tích hợp theo người dùng hoặc bộ phận. Lợi ích bao gồm:

• Khả năng hiển thị theo thời gian thực trên dữ liệu chi tiêu - Biết ai đang chi tiêu những gì, ở đâu và bao nhiêu trong một thời điểm.
• ‍ Trao quyền cho người quản lý giám sát chi tiêu của nhóm - Người quản lý có thể theo dõi thói quen chi tiêu của nhóm khi chúng diễn ra. Những số liệu này có thể được so sánh với ngân sách của bạn và các tờ P&L để đánh giá tình hình tài chính của bạn.
• ‍ Đồng bộ hóa tự động - Việc đối chiếu chi tiêu của bạn diễn ra liền mạch nhờ tính năng tổng hợp được tích hợp sẵn với phần mềm quản lý tài chính và kế toán lớn đang có trên thị trường.
• ‍ Chế độ xem chi tiêu có thể tùy chỉnh - Đừng đợi đến cuối quý để xem bạn đã chi bao nhiêu. Các công cụ quản lý chặc chẻ và mạnh mẽ cho phép bạn có cái nhìn tổng thể về chi tiêu của công ty bạn hoặc thu nhỏ thành một người dùng hoặc giao dịch duy nhất.‍

Nền tảng quản lý tài chính mà bấc kỳ từ CEO đến CFO nào cũng phải nắm và biết cách khai thác linh hoạt và hoạt động với các hoạt động cả lớn và nhỏ. Cấu hình có thể tùy chỉnh, cho phép bạn điều chỉnh nó theo nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.‍

Những thách thức đối với quản lý tài chính

Nhìn chung, quản lý tài chính gắn chặt với các nguyên tắc quản lý điều hành tổng thể của công ty. Chính sách quản lý của bạn phản ánh các hành động diễn ra trong công ty.
‍Bài kiểm tra thực sự của một chiến lược quản lý tài chính là nó có khả năng chịu áp lực tốt như thế nào. Nhưng tránh những thách thức chỉ trong một phần của quản lý danh mục đầu tư thành công và hoạt động kinh doanh hiệu quả. Mặt khác bạn đang phải đối mặt và vượt qua chúng khi chúng phát sinh. Để đạt được điều đó, bạn cần có sự chuẩn bị, linh hoạt và hiệu quả trong tất cả các hoạt động kinh doanh của mình.‍

Hai loại thách thức lớn nhất bạn sẽ đối mặt? Tiến hóa và hỗn loạn.

Tiến hóa: Thay đổi nội bộ

Khi công ty và cấu trúc vốn của bạn phát triển theo thời gian, nhất định sẽ có những thay đổi đối với các động lực bên trong của nó. Những thay đổi này có thể đặt ra những thách thức đối với tất cả các khía cạnh của hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính cũng không phải là ngoại lệ.‍

Việc quản lý tài chính có thể bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi những thứ như mở rộng và đa dạng hóa các dịch vụ của bạn.‍

Những thách thức lớn nhất đến từ những thay đổi nội bộ là:

• Thay đổi về trọng tâm hoặc mô hình kinh doanh - Việc thêm các dịch vụ hoặc hàng hóa bổ sung hoặc sửa đổi các dịch vụ hiện tại của bạn, có thể dẫn đến những thay đổi lớn trong lợi nhuận của bạn. Các quy trình mới có thể có nghĩa là các khoản chi tiêu mới, được đối trọng với các luồng thu nhập mới.
• ‍ Mở rộng và đa dạng hóa cơ sở khách hàng - Nếu bạn xây dựng được, họ sẽ đến. Và khi bạn xây dựng nó càng lớn, thì “chúng” càng trở nên lớn hơn và đa dạng hơn. Điều chỉnh để tăng thị trường và thị phần có nghĩa là thay đổi nhanh chóng đối với thu nhập và mức tăng trưởng dự kiến ​​của bạn.
• ‍ Thay đổi quy trình làm việc do thay đổi nhân sự - Bên cạnh việc mở rộng phạm vi khách hàng, những thay đổi đối với nhân sự cũng có thể gây ra rắc rối về chi tiêu được tổ chức lại và hiệu quả.‍

Bên cạnh những khó khăn ngày càng tăng liên quan đến sự phát triển của công ty bạn, một số thách thức đến từ sự thay đổi của môi trường xung quanh doanh nghiệp của bạn.

Sự hỗn loạn: Những thay đổi bên ngoài

Bạn cung cấp hàng hóa và dịch vụ có ảnh hưởng đến thế giới và ngay cả khi bạn hiện đang chiếm lĩnh một thị trường ngách, thành công của chính bạn chắc chắn sẽ tạo ra sự cạnh tranh. Một công ty phải luôn theo dõi các đối thủ cạnh tranh của mình để không chỉ đạt được tốc độ mà còn phải đi trước một bước.‍

Dưới đây là một số thay đổi lớn nhất về môi trường làm phức tạp quản lý tài chính:

• Phát triển cạnh tranh - Khi công ty của bạn phát triển, các đối thủ cạnh tranh của bạn luôn cố gắng làm điều tương tự. Đối thủ cạnh tranh mới, hoặc thay đổi vị trí của đối thủ cạnh tranh hiện tại so với đối thủ của bạn, sẽ đòi hỏi phải liên tục đánh giá và điều chỉnh ngân sách hiện tại và rủi ro.
• ‍ Thay đổi trên thị trường - Các công ty trong ngành của bạn không phải là những công ty duy nhất thay đổi theo thời gian. Người tiêu dùng các sản phẩm của bạn cũng đang phát triển và những thay đổi này dẫn đến sự không chắc chắn đối với ROI của bạn.
• ‍ Thay đổi luật và quy định - Doanh nghiệp của bạn cần tuân thủ tất cả các luật có liên quan về thực tiễn lao động và vật liệu được kiểm soát. Bất kỳ thay đổi nào đối với những thay đổi này, dù nhỏ, có thể có nghĩa là những thay đổi lớn đối với cả chi tiêu và thu nhập dự kiến.‍

Giữa những thách thức này và những thách thức nội tại được trình bày chi tiết ở trên, việc quản lý tài chính có thể khó duy trì. Nhưng may mắn thay, có những nguyên tắc cơ bản để hướng dẫn bạn. Thêm vào đó, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể hưởng lợi từ việc triển khai tính linh hoạt vào kế hoạch quản lý tài chính của mình.‍

Làm thế nào để vượt qua thử thách

Điều quan trọng là phải lường trước thách thức càng nhiều càng tốt, chuẩn bị cho mọi trường hợp bất thường và có kế hoạch hành động chi tiết cho tất cả các tình huống có thể xảy ra.‍

Nhưng điều đó không phải lúc nào cũng khả thi.‍

Đó là lý do tại sao tôi đánh giá và hay nói rằng mặt khác của quản lý chiến lược là quản lý chiến thuật.‍

Quản lý chiến lược - Như đã trình bày ở trên, quản lý chiến lược chủ yếu tập trung vào lợi ích dài hạn, ưu tiên sự ổn định và sức khỏe toàn diện của công ty.‍

Quản lý chiến thuật - Hình thức quản lý này liên quan đến những lợi ích ngắn hạn và những điều chỉnh trong các hoạt động hàng ngày. Bất kỳ hoạt động quản lý tài chính thành công nào cũng phải đạt được sự cân bằng lành mạnh giữa các kỳ hạn ngắn và dài hạn, do đó, quản lý chiến thuật bao gồm:

• Thay đổi cách làm hiện tại để thích nghi với những thay đổi nhanh chóng
• Giới thiệu các ngoại lệ hoặc các giải pháp trường hợp đặc biệt‍

Duy trì sự cân bằng giữa hai trọng tâm này là cách tốt nhất để đảm bảo thành công bất chấp mọi thách thức mà kế hoạch quản lý tài chính của bạn phải đối mặt.‍

Nhưng thay vì tự mình làm tất cả, bạn có thể tranh thủ sự giúp đỡ của những người có chuyên môn thật sự trong lĩnh vực này.

‍ Dù chiến lược của bạn là gì, hãy thực hiện nó với các nhà quản lý chiến lược bài bản

Một chiến lược quản lý tài chính thành công có thể tạo ra bước ngoặc hoặc phá vỡ một doanh nghiệp.‍

Nhưng điều gì tạo nên một chiến lược thành công phụ thuộc vào mục tiêu, nhu cầu và phương tiện của công ty bạn. Đó là lý do tại sao việc xác định các mục tiêu phù hợp và lập kế hoạch phù hợp là cơ sở để mọi công ty bắt đầu.‍

Khi bạn đã thực hiện các bước cốt lõi này, đã đến lúc tìm đối tác phù hợp để hợp tác.
Chúc các bạn thành công !