1. Đánh giá và lập kế hoạch chuyển đổi:
   • Xác định loại hình công ty: Lựa chọn giữa công ty TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên, hoặc công ty cổ phần. Công ty TNHH một thành viên thường phù hợp với hộ kinh doanh quy mô nhỏ, dễ quản lý và ít thủ tục hơn
   • Đánh giá nguồn lực hiện tại:
     • Tài sản: Lập danh sách tài sản của hộ kinh doanh (hàng tồn kho, thiết bị, máy móc, bất động sản, v.v.) để chuyển giao sang công ty.
     • Hợp đồng và khách hàng: Tổng hợp các hợp đồng cung cấp, danh sách khách hàng, và lịch sử giao dịch để đảm bảo công ty mới kế thừa được các mối quan hệ kinh doanh.
     • Hồ sơ tài chính: Thu thập toàn bộ sổ sách kế toán, hóa đơn, chứng từ, và báo cáo thuế của hộ kinh doanh trong ít nhất 3 năm gần nhất. Nếu sổ sách không đầy đủ, cần thuê dịch vụ kế toán để hệ thống hóa trước khi chuyển đổi.
   • Tư vấn pháp lý: Liên hệ với các đơn vị tư vấn pháp lý hoặc kế toán (như Acclime, T&C, hoặc Deloitte) để được hướng dẫn về quy trình và các yêu cầu pháp lý cụ thể.
2. Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi:
   • Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:
     • Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu của Sở Kế hoạch và Đầu tư).
     • Điều lệ công ty, nêu rõ vốn điều lệ, thành viên góp vốn, và cơ cấu quản lý.
     • Bản sao công chứng giấy tờ pháp lý của chủ hộ và các thành viên góp vốn (CMND/CCCD).
     • Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
     • Quyết định giải thể hộ kinh doanh (nếu chuyển đổi hoàn toàn) hoặc thông báo tiếp tục hoạt động song song (nếu giữ hộ kinh doanh cho hoạt động khác).
   • Hồ sơ tài chính:
     • Báo cáo tài chính của hộ kinh doanh (nếu có) hoặc sổ sách kế toán tự lập.
     • Báo cáo thuế GTGT, TNCN, và lệ phí môn bài của hộ kinh doanh trong 3 năm gần nhất.
     • Danh sách tài sản chuyển giao từ hộ kinh doanh sang công ty, được định giá bởi đơn vị thẩm định độc lập (nếu cần)
   • Hồ sơ chuyển giao hợp đồng:
     • Lập biên bản chuyển giao các hợp đồng cung cấp, mua bán, hoặc dịch vụ từ hộ kinh doanh sang công ty. Cần thông báo và được sự đồng ý của đối tác.
     • Ví dụ: Nếu hộ kinh doanh cung cấp hàng cho siêu thị, cần làm văn bản chuyển giao hợp đồng sang công ty mới, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ không bị gián đoạn.
3. Nộp hồ sơ và giải thể hộ kinh doanh:
   • Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: Nộp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư (DPI) cấp tỉnh/thành phố. Thời gian xử lý khoảng 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ
   • Giải thể hộ kinh doanh:
     • Nộp thông báo giải thể tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện.
     • Hoàn thành các nghĩa vụ thuế còn lại (nếu có) với cơ quan thuế.
     • Trả giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và con dấu (nếu có).
   • Lưu ý: Nếu muốn giữ hộ kinh doanh song song, cần tách biệt rõ ràng ngành nghề và sổ sách kế toán giữa hộ và công ty để tránh nhầm lẫn khi cơ quan thuế kiểm tra.
4. Chuyển giao nguồn lực kinh doanh và lịch sử tài chính:
   • Tài sản:
     • Lập biên bản chuyển giao tài sản từ hộ kinh doanh sang công ty, bao gồm hàng tồn kho, máy móc, thiết bị, v.v. Tài sản cần được định giá hợp lý, có thể thông qua đơn vị thẩm định độc lập để đảm bảo giá trị được ghi nhận chính xác trong báo cáo tài chính của công ty
     • Ví dụ: Nếu hộ kinh doanh có 100 triệu đồng hàng tồn kho, cần lập biên bản chuyển giao và ghi nhận vào tài sản công ty theo giá trị thực tế.
   • Hợp đồng và khách hàng:
     • Thông báo cho tất cả đối tác, nhà cung cấp, và khách hàng về việc chuyển đổi, kèm theo thông tin pháp lý của công ty mới (mã số thuế, tên công ty, địa chỉ).
     • Ký phụ lục hợp đồng hoặc hợp đồng mới với đối tác, nêu rõ công ty kế thừa quyền và nghĩa vụ từ hộ kinh doanh.
   • Lịch sử tài chính:
     • Thuê đơn vị kế toán chuyên nghiệp để chuyển đổi sổ sách của hộ kinh doanh sang hệ thống kế toán của công ty, tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS) hoặc IFRS (từ 2025)
     • Tổng hợp các báo cáo thuế và giao dịch tài chính của hộ kinh doanh để xây dựng báo cáo tài chính ban đầu của công ty. Điều này giúp chứng minh năng lực tài chính khi xin vay vốn hoặc tham gia đấu thầu.
     • Ví dụ: Nếu hộ kinh doanh có doanh thu 2 tỷ đồng/năm và đã kê khai thuế đầy đủ, công ty mới có thể sử dụng các báo cáo này để chứng minh dòng tiền ổn định khi đàm phán với ngân hàng.
5. Đăng ký mã số thuế và tài khoản ngân hàng:
   • Mã số thuế: Công ty mới sẽ được cấp mã số thuế riêng, khác với số định danh cá nhân của hộ kinh doanh. Cần cập nhật mã số thuế này trên phần mềm hóa đơn điện tử và thông báo cho đối tác
   • Tài khoản ngân hàng: Mở tài khoản ngân hàng mang tên công ty để thực hiện các giao dịch không dùng tiền mặt, đáp ứng yêu cầu khấu trừ thuế GTGT (giao dịch trên 5 triệu đồng từ 1/7/2025)
   • Lưu ý: Đảm bảo chuyển toàn bộ dòng tiền từ tài khoản cá nhân của hộ kinh doanh sang tài khoản công ty, kèm theo chứng từ rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
6. Triển khai chuyển đổi số và quản lý:
   • Đầu tư vào phần mềm kế toán (như MISA, Fast) và hệ thống hóa đơn điện tử (như Viettel Money, VNPT Invoice) để đáp ứng yêu cầu bắt buộc từ 1/6/2025
   • Xây dựng quy trình quản lý nội bộ, như phân công vai trò (giám đốc, kế toán, nhân viên bán hàng), để tăng hiệu quả vận hành.
   • Tận dụng các chương trình hỗ trợ SME của chính phủ, như đào tạo kỹ năng quản trị hoặc tư vấn chuyển đổi số, để tối ưu hóa hoạt động

Xem thêm: Cách tận dụng nguồn lực và lịch sử tài chính từ Hộ Kinh Doanh sang Công Ty